Zasady wypłaty wynagrodzeń dla osób biorących udział w badaniu
ZASADY WYPŁATY WYNAGRODZEŃ DLA OSÓB BIORĄCYCH UDZIAŁ W BADANIU
w ramach realizowanych projektów badawczych
Procedura ma zastosowanie wyłącznie:
- do badań prowadzonych na terytorium RP
- do osób, które są rezydentami RP (posiadają adres zamieszkania w Polsce oraz numer PESEL lub NIP) i nie są pracownikami Uniwersytetu Warszawskiego,
- do osób, których tożsamość jest ujawniona, jak i w przypadku badań anonimowych
- do wypłaty wynagrodzeń w formie pieniężnej, jak i rzeczowej (np. bony)
- przy maksymalnej kwocie wypłaty wynagrodzenia brutto 200 zł dla jednej osoby (brutto oznacza wynagrodzenie wypłacone osobie badanej powiększone o należny podatek dochodowy od osób fizycznych). W takim przypadku wynagrodzenie nie jest objęte informacją PIT 11. Jednakże kwoty wynagrodzeń brutto osób badanych muszą być ujęte w projekcie oraz mieścić się w jego budżecie.
UWAGA: wartość bonu stanowi kwotę netto, którą należy powiększyć o wartość podatku.
Opis procedury
- Uczestnictwo danej osoby w badaniu odbywa się na podstawie wzajemnych ustaleń stron, a potwierdzeniem zawarcia umowy w tym zakresie jest Załącznik nr 1 do niniejszej procedury. Kierownik projektu przekazuje oświadczenie uczestnikowi badania i uzyskuje zgodę na udział w badaniu (o formie dostarczenia podpisanego przez uczestnika badania Załącznika nr 1 decyduje kierownik projektu). Potwierdzeniem wyrażenia zgody przez uczestnika jest wpisanie przez kierownika projektu danych uczestnika badania na listę wypłat.
- W przypadku konieczności przeprowadzenia badań w formie anonimowej kierownik projektu podpisuje oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszej procedury.
- Przed rozpoczęciem badania kierownik projektu występuje do Dziekana/Kierownika jednostki (w porozumieniu i za pośrednictwem opiekuna projektu w sekcji badań) z prośbą o zasilenie rachunku bankowego wyodrębnionego dla danego projektu kwotą przeznaczoną na wypłaty wynagrodzeń (netto) dla osób badanych. Wzór pisma o zasilenie rachunku bankowego stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
- Wynagrodzenie wypłaca się osobie uczestniczącej w badaniu w formie przelewu krajowego, elektronicznej wypłaty gotówki (tzw. autowypłata) lub w formie rzeczowej (np. bonu) na podstawie listy wypłat wynagrodzeń przygotowanej przez kierownika projektu, stanowiącej Załącznik nr 4 do niniejszej procedury. Jest to wzór dokumentu, do którego nie należy wprowadzać zmian.
- W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Kwestora, kierownik projektu może otrzymać zaliczkę na wypłatę wynagrodzeń respondentom za udział w badaniu ankietowym w gotówce. Zaliczka jest wypłacana w formie tzw. autowypłaty lub przelewem, na rachunek kierownika projektu. UWAGA: brak możliwości angażowania prywatnych środków na wypłaty dla osób badanych. Każdorazowo w przypadku konieczności zastosowania wypłat gotówkowych należy wystąpić o zgodę Kwestora UW oraz o wypłatę środków na ten cel.
- Listę wypłat oraz jej wersję elektroniczną sporządzoną w Excelu (metoda ta pozwala na automatyczne naliczenie podatku i uniknięcie błędów w numerze rachunku bankowego przy pisaniu przelewów) zgodnie z Załącznikiem nr 4 uwzględniającą przebadane w danym miesiącu osoby, kierownik projektu dostarcza do sekcji badań / sekcji finansowej wydziału w terminie do końca miesiąca, w którym badanie zostało przeprowadzone. W przypadku badań anonimowych na liście w kolumnie „Imię i nazwisko” należy wpisać np. Respondent 1, Respondent 2 itd.
- Wynagrodzenia osobom badanym zostaną wypłacone najpóźniej do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym badanie zostało przeprowadzone, o ile zostaną dotrzymane terminy przekazania list.
- Oświadczenia, o których mowa w pkt 1 i 2 są archiwizowane przez wydział wraz z dokumentacją projektu.
- W przypadku wypłaty wynagrodzeń w formie rzeczowej (np. bony) do sekcji badań/sekcji finansowej należy dostarczyć również dokument potwierdzający zakup przedmiotu wynagrodzenia.Lista wypłat oraz nota lub faktura stanowią komplet dokumentu niezbędny do rozliczenia wynagrodzeń przy zastosowaniu formy rzeczowej.
Załączniki: