FAQ, czyli najczęstsze pytania dotyczące funkcjonowania Komisji Etyki

1. Co opiniuje Komisja?

Za regulaminem KE, ocenie podlegają wnioski dotyczące następujących kategorii projektów:

projekty finansowane z subwencji na podtrzymanie i rozwój potencjału badawczego, tj. BWP, BWD i BPG;
dobrowolnie zgłaszane projekty innych badań (np. składanych do NCN, granty międzynarodowe, interdyscyplinarne i międzyinstytucjonalne – patrz punkt 7);
projekty badań do prac doktorskich;
projekty badań, których wyniki mają zostać opublikowane w czasopismach wymagających opinii właściwej Komisji ds. Etyki Badań (jeśli badania zostały już przeprowadzone, KE wydaje zaświadczenie zamiast opinii).

2. Kto może składać wniosek do KE?

Pracowniczka/ pracownik lub doktorantka/ doktorant Wydziału Psychologii UW, która/ który kieruje projektem opisanym we wniosku, zgodnie z Regulaminem Komisji, dostępnym na stronie: https://psych.uw.edu.pl/o-wydziale/komisje-i-zespoly/.
Projekty studenckie (np. badania z pracy empirycznej czy magisterskiej) mogą być składane wyłącznie: 1) gdy są już przygotowane do publikacji w formie kompletnego manuskryptu, który to zostanie przedłożony KE, 2) celem uzyskania zaświadczenia retrospektywnego, że badanie zostało przeprowadzone zgodnie ze standardami etycznymi, 3) przez promotorkę/ promotora lub opiekuna/ opiekunkę danego Koła Naukowego (lub inną osobę uprawnioną do opieki nad projektem studenckim). UWAGA: Innymi słowy, KE nie opiniuje wniosków dotyczących prac studenckich, jeśli nie spełniają wszystkich trzech kryteriów wymienionych powyżej.

3. W jaki sposób złożyć wniosek?

Wyłącznie online, z wydziałowego adresu mailowego, przez przeznaczony do tego formularz google w j. polskim lub angielskim (patrz też punkt 9), i wyłącznie w wyznaczonych terminach (patrz punkt 4). Link do formularza dostępny jest tu: http://psych.uw.edu.pl/o-nas/komisje/. Formularz przyjmuje odpowiedzi tylko od… do godziny 23:59 w dniu upływu terminu. Kopia wysłanego formularza zostanie przesłana także na podany adres mailowy wnioskodawcy. UWAGA: Na razie nie ma opcji przeglądania formularza bez wypełniania czy zachowywania odpowiedzi w formularzu i powrotu do nich później.

4. W jakich terminach można złożyć wniosek?

W każdym roku akademickim są cztery terminy. KE ustala je na początku października, po czym podaje do ogólnej wiadomości mailowo oraz zamieszcza na stronie Wydziału: http://psych.uw.edu.pl/o-nas/komisje/.

5. Jak działa Komisja?

KE działa według zasad Regulaminu (https://dokumenty.uw.edu.pl/dziennik/DWPsych/Lists/Dziennik/Attachments/850/DWPsych.2021.9.URW.8.pdf). W skrócie, KE “czuwa nad etyczną stroną badań”. Oznacza to, że na podstawie informacji zawartych we wnioskach, KE ocenia, czy badaczka/ badacz w wystarczającym stopniu zadbała/ zadbał o ogólnie pojęty dobrostan osób badanych i czy nie narusza ich praw.
Podkomisje (czyli zespoły wchodzące w skład KE) czytają i omawiają wnioski, oraz proponują opinię. Mają na to tydzień od terminu składania wniosków, czyli do dnia zebrania KE (w pełnym składzie).
Podkomisje streszczają wnioski na zebraniu KE, prezentują uwagi, odbywa się dyskusja, a na koniec – głosowanie proponowanej przez podkomisję opinii.
Osoby składające wnioski dostają informację o wydanej opinii mailowo tydzień po zebraniu KE lub dwa tygodnie po, gdy omawianie wniosków z racji ich ilości zajmuje więcej czasu

6. Jakie opinie wydaje KE?

Pozytywną – gdy KE nie ma żadnych wątpliwości, że badanie przygotowano z najwyższą dbałością o zachowanie standardów etycznych. Standardy te opisano w następujących dokumentach: Kodeksie Etycznym Psychologa Polskiego Towarzystwa Psychologicznego: https://psych.org.pl/o-ptp/kodeks-psychologa oraz w Ethical Principles of Psychologists and Code of Conduct American Psychological Association, szczególnie w sekcji 8. Research and Publication: https://www.apa.org/ethics/code/ethics-code-2017.pdf.
Negatywną – gdy KE stwierdza naruszenie zasad etycznych w badaniu lub gdy wniosek nie spełnia wymagań formalnych, np. jest niekompletny (np. brakuje w nim załączników, albo np. instrukcje i narzędzia w załącznikach ewidentnie nie są zaprezentowane w ostatecznej wersji, która będzie przedstawiona osobom badanym). Taki wniosek należy poprawić zgodnie z uwagami KE otrzymanymi mailowo i złożyć w kolejnym terminie składania wniosków (czyli nie ma możliwości złożenia modyfikacji czy uzupełnienia w turze, w której została wydana opinia negatywna).
KE może również odroczyć wydanie opinii – gdy ma wątpliwości co do badania, np. nie jest w stanie w pełni go ocenić z powodu braków w przedstawionych informacjach (np. załączone instrukcje dla osoby badanej są zbyt mało szczegółowe, zbyt trudne itp.). Wtedy KE prosi o modyfikację lub uzupełnienie wniosku, by móc wydać opinię w trwającej turze naboru wniosków.
- W takim przypadku, w ciągu tygodnia od otrzymania mailowo uwag KE należy odnieść się do nich, używając przeznaczonego do tego formularza do składania wniosków zmodyfikowanych/ poprawionych: http://psych.uw.edu.pl/o-nas/komisje/ (patrz też punkt 9).
- UWAGA! To inny formularz, niż przy pierwszorazowym składaniu wniosku – tu nie trzeba składać całego wniosku, a należy tylko wkleić uwagi KE i odpowiedzieć na nie (co może jednak wiązać się np. z koniecznością ponownego przesłania załączników, jeśli uwagi KE ich dotyczyły).
- Jeśli KE poprosiła o wprowadzenie poprawek we wniosku, to na odesłanie ich jest kolejny tydzień, i kolejny na ostateczną odpowiedź KE. Zatem cały proces – od pierwszego terminu nadsyłania wniosków do wydania opinii dotyczącej poprawionego wniosku – trwa do miesiąca. Harmonogram rozpisano tu: http://psych.uw.edu.pl/o-nas/komisje/

7. Jak wygląda procedura oceny wniosków w przypadku projektów międzynarodowych, interdyscyplinarnych i międzyinstytucjonalnych?

Tak samo jak dla pozostałych wniosków, ale muszą zostać spełnione ku temu następujące warunki: 1) kierowniczka/ kierownik projektu (lub jego polskiej części) musi być zatrudniona/zatrudniony na Wydziale Psychologii UW; 2) projekt musi mieć związek z psychologią (KE nie opiniuje badań z innych dziedzin – takie należy kierować do Komisji Rektorskiej); 3) nie należy składać pełnego opisu projektu, lecz samodzielnie wybrać z niego potrzebne informacje, dotyczące części realizowanych przez polski zespół, i umieścić je w odpowiednich polach wniosku i załącznikach. UWAGA: Komisja wydaje opinię dotyczącą wyłącznie polskiej części projektu. O ograniczenia wynikające z prowadzenia badań w innych krajach badacz/ badaczka powinien/ powinna zadbać we własnym zakresie.

8. Czy zgodę KE trzeba uzyskiwać na każde badanie, czy na całość projektu?

To zależy. KE wymaga szczegółowych informacji o każdym badaniu i ostatecznych wersji instrukcji i narzędzi. Jeśli badaczka/ badacz może je przedłożyć dla każdego planowanego badania w projekcie, to wtedy w jednym wniosku można zawrzeć opisy wszystkich kolejnych badań z projektu. Jeśli jednak niektórych informacji jeszcze brakuje lub coś w badaniu jeszcze się prawdopodobnie zmieni, to lepiej złożyć wniosek tylko na jedno, najbliższe badanie. Pozwoli to uniknąć nieporozumień, czego konkretnie (tj., którego elementu projektu) dotyczy zgoda KE. UWAGA: Opinia może dotyczyć tylko w pełni opracowanych części badania (z kompletnymi materiałami).

9. Przez jakie rodzaje formularzy można złożyć wniosek do Komisji Etyki?

Wniosek składany po raz pierwszy (PL i ENG; linki do formularzy są na stronie https://psych.uw.edu.pl/o-wydziale/komisje-i-zespoly/);
Wniosek składany jako poprawa/modyfikacja (PL i ENG) należy wykorzystać w sytuacji poprawiania wniosku w odpowiedzi na uwagi Komisji (patrz punkt 6), oraz w przypadku modyfikowania wniosku, który uzyskał już pozytywną opinię KE (patrz punkt 10).

10. Kiedy złożyć wniosek o modyfikacji badania z uzyskaną zgodą?

Wniosek o modyfikacji badania należy złożyć dla projektu, który już wcześniej uzyskał pozytywną opinię KE i w którym zakres zmian w badaniu jest nieznaczny, np. zmiana bodźca o niezagrażającym i tym samym charakterze, dodawanie pomiaru z zakresu standardowych narzędzi lub podobnych do tych, co w projekcie o uzyskanej już pozytywnej opinii (patrz punkt 9).

11. Jak przygotować opis wniosku i załączniki?

Ogólnie należy wypełnić wszystkie wymagane pola w formularzu oraz przygotować załączniki tak, by umożliwić KE kompletną ocenę badania. Co ważne, trzeba zwrócić szczególną uwagę na zamieszczenie wszystkich elementów komunikacji z osobami badanymi w dopracowanej i ostatecznej wersji językowej (czyli takiej, jaka będzie rzeczywiście kierowana do osób badanych), w tym: ogłoszenie rekrutacyjne, informacje o badaniu oraz instrukcje szczegółowe, narzędzia, informację końcową, procedurę odkłamania/ procedurę odreagowania (jeśli są wymagane dla danego projektu). Należy też opisać sposób gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych osobowych zgodnie z przepisami RODO. Ponadto należy dołączyć wymagane dla danego projektu załączniki:

Załącznik A – treść informacji podawanych dla uzyskania zgody na udział w badaniu.

Załącznik B – informacja dla rodziców i opiekunów badanych dzieci.

Załącznik C – zgoda rodziców lub opiekunów prawnych na udział ich dziecka w badaniu.

Załącznik D – specyficzne narzędzia (w tym instrukcje cząstkowe, bodźce, treść kwestionariusza).

Załącznik E – procedura odkłamania.

Załącznik F – plik manuskryptu tekstu naukowego (w przypadku projektu studenckiego) albo zrzut ekranu decyzji czasopisma

UWAGA: Doktorantki i doktoranci powinni załączyć również zgodę promotora lub promotorki (plik pdf z maila).

12. Czym charakteryzuje się język etycznej komunikacji z badanymi?

Język porozumiewania się z osobami badanymi lub/i potencjalnymi uczestnikami badania powinien być dla nich zrozumiały, dostosowany do osoby badanej (do jej wieku, poziomu wykształcenia, specyfiki próby klinicznej). Należy unikać niezrozumiałych dla badanych pojęć psychologicznych (żargonu psychologicznego).
Komunikacja powinna być zwięzła, ale jednocześnie powinna zawierać wszystkie niezbędne informacje o badaniu, pozwalające podjąć świadomą decyzję o udziale w badaniu.
Forma zwracania się do osób badanych powinna być jednolita (oficjalna lub nieoficjalna).
KE wymaga też wrażliwości na płeć we wniosku (jeśli to możliwe, należy uwzględnić żeńskie, męskie i niebinarne końcówki i zaimki w pozycjach kwestionariuszowych).
UWAGA: By umożliwić ocenę języka komunikacji z badanymi, niezbędne jest przedstawienie KE wszystkich ostatecznie dopracowanych (np. przetłumaczonych na język, w którym będzie prowadzone badanie, starannie sprawdzonych pod względem językowym itp.) elementów komunikacji z osobami badanymi (patrz punkt 11).

Opracowały:
Julia Barlińska
Aleksandra Świderska
Adrianna Wielgopolan