Podróże zagraniczne

Informacje ogólneZakup biletuWniosek wyjazdowyPodanie o urlopRozliczenie wyjazduAkty prawne

Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

  • wypełnić wniosek wyjazdowy
    • patrz: zakładka „Wniosek wyjazdowy”
  • ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej)
    • Wyjeżdżający zobowiązany jest do wykupienia ubezpieczenia wyjazdowego Kosztów Leczenia, Następstw Nieszczęśliwych Wypadków. Na wniosku wyjazdowym osoba wyjeżdżająca potwierdza swoim podpisem fakt posiadani ubezpieczenia na czas wyjazdu.
  • zarejestrować się w serwisie MSZ Odyseusz
    • Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski. W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

Wyjeżdżający pracownik powinien również złożyć podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych. Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków na podstawie „rachunku kosztów podróży”.

Pasażer jest zobowiązany do posiadania i przedstawienia odpowiednich, ważnych dokumentów na każdym etapie swojej podróży. 

W szczególności celem wyjazdu może być:

  • konferencja
  • kongres
  • sympozja
  • warsztaty
  • kursy, szkolenia
  • spotkanie robocze

Sposób płatności:

  • przelewem – na podstawie potwierdzenia uczestnictwa (w tym e-mail) lub faktury proforma – dokument powinien zawierać:
    • dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego,
    • kwotę do zapłaty,
    • termin płatności.
  • kartą płatnicząpatrz płatność kartą
  • z własnych środków – tylko w wyjątkowych sytuacja, nie zalecamy angażowania prywatnych środków, jeśli już to nastąpi (np. z uwagi na bliski termin płatności, którego UW nie jest w stanie dotrzymać) wówczas do faktury należy dołączyć potwierdzenie płatności

UWAGA! Płatności dokonywane są tylko na podstawie dostarczonych do Sekcji Finansowo-Księgowej lub Sekcji Badań i Współpracy z Zagranicą opisanych i podpisanych dokumentów.

 

W wyniku rozstrzygnięcia zamówienia publicznego Nr DZP-361-88/2016 prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów została zawarta umowa z Firmą WhyNotTRAVEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa.

Okres trwania umowy: od 02.04.2017 r. do 02.04.2020 r.

Umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów kolejowych i autobusowych.

Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z firmą WhyNotTRAVEL prosimy kierować do Biura Współpracy z Zagranicą, do p. Anny Jarczewskiej, e-mail: anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 007.

REZERWACJA BILETU

  • rezerwacji biletu dokonuje osoba wyjeżdżająca
  • najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-maila na adres: uw@whynottravel.pl
  • dla osób, które preferują kontakt telefoniczny załączamy listę kontaktów – POBIERZ

ZLECENIE ZAKUPU BILETU

  • po otrzymaniu ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu  osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie na zakup biletu – POBIERZ
  • w przypadku lotu tanimi liniami lotniczymi osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie zakupu biletu  na przelot tanią linią lotniczą (bez rezerwacji) – POBIERZ
  • w przypadku zakupu biletów kolejowych autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie na zakup biletu (bez rezerwacji) – POBIERZ
  • w przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
  • osoba wyjeżdżająca niezwłocznie przekazuje podpisane zlecenie na zakup biletu do SBWZ lub SFK (okres ważności rezerwacji)
  • po otrzymaniu biletu osoba wyjeżdżająca sprawdza zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
  • jeśli osoba wyjeżdżająca nie otrzyma biletu w wersji elektronicznej 3 dni po przekazaniu do SBWZ lub SFK zlecenia, powinna niezwłocznie skontaktować się z SBWZ lub SKF.

Zadania SBWZ:

  • Procedowanie w uzyskiwaniu niezbędnych podpisów na zleceniu zakupu biletów
  • Przekazywanie do WhyNotTravel e-mailem skanu podpisanego zlecenia

TAŃSZY BILET  

W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w oferowanych cenach biletu, osoba wyjeżdżająca musi wystąpić do Biura Współpracy z Zagranicą (także e-mailowo na adres: sylwia.salamon@adm.uw.edu.pl lub anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl) z prośbą o wyrażenie zgody na kupno biletu w innym biurze / u przewoźnika, przekazując informację o obu cenach.

Zgodę należy dołączyć do faktury.

UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika nisko kosztowego.

Wyjeżdżający wypełnia wniosek wyjazdowy – POBIERZ wpisując:

  • dane osobiste i kontaktowe
  • szczegóły wyjazdu (instytucja przyjmująca, powód wyjazdu, daty i godziny)
  • walutę zaliczki
  • numer rachunku bankowego

Do wniosku wyjeżdżający dołącza stosowne załączniki potwierdzające informacje zawarte we wniosku:

  • zaproszenie (w przypadku wyjazdu w ramach współpracy naukowej, spotkania roboczego),
  • wydruki ze strony konferencji, warsztatów itp.,
  • formularz rejestracyjny
  • rezerwację hotelu
  • inne odpowiednie do celu wyjazdu

Wniosek należy podpisać w dwóch miejscach i przekazać – nie później niż 14 dni przed planowaną podróżą do SBWZ gdzie nastąpi:

  • uzupełnienie źródła finansowania
  • oszacowanie kosztów podróży
  • przekazanie do akceptacji Pełnomocnika Kwestora i Dziekana Wydziału Psychologii

W przypadku dostarczenia wniosku wyjazdowego w późniejszym terminie SBWZ oraz Kwestura UW nie gwarantują, że zaliczka zostanie wypłacona przed wyjazdem.

UWAGA! Zaliczka może być wypłacona najwcześniej 7 dni przed wyjazdem. Rozliczenie wcześniej pobranej zaliczki jest warunkiem ubiegania się o zaliczkę na kolejną podróż służbową.

WYSOKOŚĆ DIET

Wysokość diet za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg – POBIERZ

OSOBA SPOZA UW

Osoba niebędąca pracownikiem, doktorantem, studentem Uniwersytetu Warszawskiego zaznacza opcję „inna osoba” i jest zobowiązana do zawarcia umowy z Dziekanem Wydziału.

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r.  w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, udostępniamy wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami, doktorantami i studentami UW – POBIERZ. 

Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej (zlecenie, o dzieło) regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia.

Innym rozwiązaniem może być dodanie do umów cywilno-prawnych zawieranych z tymi osobami zobowiązania UW do pokrycia kosztów wyjazdu – treści §1, §2 i §3 z wzoru umowy.

Ponadto, w związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet.

Wzór zobowiązania UW do sfinansowania kosztów – POBIERZ poniesionych przez osoby nie będące pracownikami, doktorantami i studentami UW w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego.

O CZYM PAMIĘTAĆ PODCZAS PODRÓŻY

Wyjeżdżający podczas pobytu musi pamiętać o:

  • zbieraniu oryginałów faktur oraz rachunków, gdzie wskazuje jako nabywcę Uniwersytet Warszawski,
  • zanotowaniu dat i godzin przekraczania granicy Polski (w przypadku podróży lądowych)
  • zanotowaniu godziny startu samolotu z Polski oraz lądowaniu w Polsce

Wyjeżdżający pracownik powinien również złożyć podanie o urlop – POBIERZ w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych.

UWAGA! Wyjeżdżający ma 14 dni po powrocie na rozliczenie wyjazdu zagranicznego.

FORMULARZ

Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej służy formularz rachunek kosztów podróży – POBIERZ

W celu rozliczenia wyjazdu należy:

  • dostarczyć oryginalne, opisane faktury poświadczające faktyczne koszty poniesione podczas wyjazdu (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).
  • zadeklarować czas pobytu za granicą,
  • poinformować czy było zapewnione wyżywienie w ramach usług hotelarskich, przez organizatora konferencji,
  • podpisać rachunek kosztów podróży,

SPOSOBY ROZLICZENIA

Istnieją dwie możliwości rozliczenia wyjazdu (do wyboru):

  • udać się do Kwestury UW do Sekcji Obrotu Zagranicznego (ul. Karowa 20, IV piętro, pok. 406), złożyć opisane wyżej dokumenty oraz odpowiedzieć na pytania, o których mowa wyżej. Interesanci przyjmowani są w godz. 10:00 – 14:00 od poniedziałku do piątku
  • złożyć w SBWZ lub SFK uzupełniony i podpisany Rachunek kosztów podróży, wraz z zebranymi rachunkami za poszczególne koszty. Dane które należy uzupełnić na rachunku kosztów podróży to:
    • imię i nazwisko
    • kraj
    • daty i godziny
    • rachunki uzupełnić „na odwrocie” o informację nt zapewnionego wyżywienia

ZWROT ZALICZKI / ZWROT KOSZTÓW

Jeżeli zaliczka była wyższa niż poniesione koszty, wyjeżdżający zwraca niezwłocznie niewykorzystaną część zaliczki (Kwestura UW informuje o tym e-mailowo).

Jeżeli zaliczka była niższa niż poniesione koszty, można wnioskować o zwrot dodatkowych kosztów.

UWAGA! Rozliczenie pobranej zaliczki jest warunkiem ubiegania się o zaliczkę na kolejną podróż służbową

 

Poniższe akty prawne określają zasady regulujące wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego: