Podróże zagraniczne

Informacje ogólneZakup biletuWniosek wyjazdowyPodanie o urlopRozliczenie wyjazduAkty prawne

Pracownik, student, doktorant planujący zagraniczną podróż służbową powinien:

wypełnić wniosek wyjazdowy
- patrz: zakładka “Wniosek wyjazdowy”
ubezpieczyć się na czas podróży i pobytu za granicą (koszty leczenia, od następstw nieszczęśliwych wypadków, od odpowiedzialności cywilnej)
- Wyjeżdżający zobowiązany jest do wykupienia ubezpieczenia wyjazdowego Kosztów Leczenia, Następstw Nieszczęśliwych Wypadków. Na wniosku wyjazdowym osoba wyjeżdżająca potwierdza swoim podpisem fakt posiadani ubezpieczenia na czas wyjazdu.
zarejestrować się w serwisie MSZ Odyseusz
- Ministerstwo Spraw Zagranicznych zachęca do korzystania z systemu Odyseusz wszystkich, którzy przebywają lub planują pobyt poza granicami Polski. W przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych za granicą, MSZ będzie mógł podjąć z Państwem kontakt, udzielić niezbędnych informacji oraz pomocy poprzez właściwą placówkę dyplomatyczno-konsularną.

Wyjeżdżający pracownik powinien również złożyć podanie o urlop w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych. Po powrocie pracownik, student, doktorant rozlicza się z przyznanych środków na podstawie „rachunku kosztów podróży”.

Pasażer jest zobowiązany do posiadania i przedstawienia odpowiednich, ważnych dokumentów na każdym etapie swojej podróży.

W szczególności celem wyjazdu może być:

konferencja
kongres
sympozja
warsztaty
kursy, szkolenia
spotkanie robocze

Sposób płatności:

przelewem – na podstawie potwierdzenia uczestnictwa (w tym e-mail) lub faktury proforma – dokument powinien zawierać:
- dane organizatora konferencji – nazwa, adres, nr rachunku bankowego,
- kwotę do zapłaty,
- termin płatności.
kartą płatniczą – patrz płatność kartą
z własnych środków – tylko w wyjątkowych sytuacja, nie zalecamy angażowania prywatnych środków, jeśli już to nastąpi (np. z uwagi na bliski termin płatności, którego UW nie jest w stanie dotrzymać) wówczas do faktury należy dołączyć potwierdzenie płatności

UWAGA! Płatności dokonywane są tylko na podstawie dostarczonych do Sekcji Finansowo-Księgowej lub Sekcji Badań i Współpracy z Zagranicą opisanych i podpisanych dokumentów.

W wyniku rozstrzygnięcia postępowania przetargowego nr DZP-361-106/2019 prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na sprzedaż i dostarczanie biletów lotniczych komunikacji krajowej i międzynarodowej, kolejowych i autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej oraz usługi wizowania paszportów została zawarta umowa z Firmą WhyNotTRAVEL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa.

Okres trwania umowy: 3 września 2020 r. do 3 września 2023 r

Umowa nie obejmuje zakupu krajowych biletów kolejowych i autobusowych.

Zastrzeżenia i uwagi dotyczące realizacji umowy lub współpracy z firmą WhyNotTRAVEL prosimy kierować do Biura Współpracy z Zagranicą, do p. Anny Jarczewskiej, e-mail: anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 24 007.

REZERWACJA BILETU

rezerwacji biletu dokonuje osoba wyjeżdżająca
najdogodniejszą formą rezerwacji biletu jest wysłanie e-maila na adres: uw@whynottravel.pl
dla osób, które preferują kontakt telefoniczny załączamy listę kontaktów – POBIERZ

ZLECENIE ZAKUPU BILETU

po otrzymaniu ostatecznej wersji rezerwacji i jej sprawdzeniu osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie zakupu biletu – POBIERZ
w przypadku lotu tanimi liniami lotniczymi osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie zakupu biletu na przelot tanią linią lotniczą (bez rezerwacji) – POBIERZ
w przypadku zakupu biletów kolejowych autobusowych oraz promowych komunikacji międzynarodowej osoba wyjeżdżająca wypełnia zlecenie na zakup biletu (bez rezerwacji) – POBIERZ
w przypadku zamawiania biletu dla cudzoziemca należy wyraźnie zaznaczyć, co jest imieniem (imionami), co nazwiskiem.
osoba wyjeżdżająca niezwłocznie przekazuje podpisane zlecenie na zakup biletu do SBWZ lub SFK (okres ważności rezerwacji)
po otrzymaniu biletu osoba wyjeżdżająca sprawdza zgodność danych (imię i nazwisko pasażera, trasa, rozkład lotów, bagaż)
jeśli osoba wyjeżdżająca nie otrzyma biletu w wersji elektronicznej 3 dni po przekazaniu do SBWZ lub SFK zlecenia, powinna niezwłocznie skontaktować się z SBWZ lub SKF.

Zadania SBWZ:

Procedowanie w uzyskiwaniu niezbędnych podpisów na zleceniu zakupu biletów
Przekazywanie do WhyNotTravel e-mailem skanu podpisanego zlecenia

TAŃSZY BILET

W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w oferowanych cenach biletu, osoba wyjeżdżająca musi wystąpić do Biura Współpracy z Zagranicą (także e-mailowo na adres: sylwia.salamon@adm.uw.edu.pl lub anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl) z prośbą o wyrażenie zgody na kupno biletu w innym biurze / u przewoźnika, przekazując informację o obu cenach.

Zgodę należy dołączyć do faktury.

UWAGA! Porównując ceny biletów należy uwzględniać standard podróży. Nie należy zatem porównywać ceny biletów oferowanej przez przewoźnika regularnego z ceną biletów oferowaną przez przewoźnika nisko kosztowego.

Wyjeżdżający wypełnia wniosek wyjazdowy – POBIERZ wpisując:

dane osobiste i kontaktowe
szczegóły wyjazdu (instytucja przyjmująca, powód wyjazdu, daty i godziny)
walutę zaliczki
numer rachunku bankowego

Do wniosku wyjeżdżający dołącza stosowne załączniki potwierdzające informacje zawarte we wniosku:

zaproszenie (w przypadku wyjazdu w ramach współpracy naukowej, spotkania roboczego),
wydruki ze strony konferencji, warsztatów itp.,
formularz rejestracyjny
rezerwację hotelu
inne odpowiednie do celu wyjazdu

Wniosek należy podpisać w dwóch miejscach i przekazać – nie później niż 14 dni przed planowaną podróżą do SBWZ gdzie nastąpi:

uzupełnienie źródła finansowania
oszacowanie kosztów podróży
przekazanie do akceptacji Pełnomocnika Kwestora i Dziekana Wydziału Psychologii

W przypadku dostarczenia wniosku wyjazdowego w późniejszym terminie SBWZ oraz Kwestura UW nie gwarantują, że zaliczka zostanie wypłacona przed wyjazdem.

UWAGA! Zaliczka może być wypłacona najwcześniej 7 dni przed wyjazdem. Rozliczenie wcześniej pobranej zaliczki jest warunkiem ubiegania się o zaliczkę na kolejną podróż służbową.

WYSOKOŚĆ DIET

Wysokość diet za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg – POBIERZ

OSOBA SPOZA UW

Osoba niebędąca pracownikiem, doktorantem, studentem Uniwersytetu Warszawskiego zaznacza opcję „inna osoba” i jest zobowiązana do zawarcia umowy z Dziekanem Wydziału.

W związku z Zarządzeniem nr 28 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 25 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji o szczegółowych zasadach, regulujących wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego oraz trybie ich rozliczania”, udostępniamy wzór umowy zawieranej z osobami nie będącymi pracownikami, doktorantami i studentami UW – POBIERZ.

Niezależnie od ww. umowy udział takich osób w zadaniach Uniwersytetu następuje na podstawie umowy cywilno-prawnej (zlecenie, o dzieło) regulującej zakres wykonywanych prac oraz wysokość wynagrodzenia.

Innym rozwiązaniem może być dodanie do umów cywilno-prawnych zawieranych z tymi osobami zobowiązania UW do pokrycia kosztów wyjazdu – treści §1, §2 i §3 z wzoru umowy.

Ponadto, w związku z tym, że nie przewiduje się wypłaty zaliczki dla osób spoza Uniwersytetu, jednostka macierzysta zatrudniająca tę osobę może pokryć koszty jej wyjazdu i obciążyć notą Uniwersytet.

Wzór zobowiązania UW do sfinansowania kosztów – POBIERZ poniesionych przez osoby nie będące pracownikami, doktorantami i studentami UW w ramach realizacji zadań Uniwersytetu Warszawskiego.

O CZYM PAMIĘTAĆ PODCZAS PODRÓŻY

Wyjeżdżający podczas pobytu musi pamiętać o:

zbieraniu oryginałów faktur oraz rachunków, gdzie wskazuje jako nabywcę Uniwersytet Warszawski,
zanotowaniu dat i godzin przekraczania granicy Polski (w przypadku podróży lądowych)
zanotowaniu godziny startu samolotu z Polski oraz lądowaniu w Polsce

Wyjeżdżający pracownik powinien również złożyć podanie o urlop – POBIERZ w związku z wyjazdem za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych.

UWAGA! Wyjeżdżający ma 14 dni po powrocie na rozliczenie wyjazdu zagranicznego.

FORMULARZ

Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej służy formularz rachunek kosztów podróży – POBIERZ

W celu rozliczenia wyjazdu należy:

dostarczyć oryginalne, opisane faktury poświadczające faktyczne koszty poniesione podczas wyjazdu (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).
zadeklarować czas pobytu za granicą,
poinformować czy było zapewnione wyżywienie w ramach usług hotelarskich, przez organizatora konferencji,
podpisać rachunek kosztów podróży,

SPOSOBY ROZLICZENIA

Istnieją dwie możliwości rozliczenia wyjazdu (do wyboru):

udać się do Kwestury UW do Sekcji Obrotu Zagranicznego (ul. Karowa 20, IV piętro, pok. 406), złożyć opisane wyżej dokumenty oraz odpowiedzieć na pytania, o których mowa wyżej. Interesanci przyjmowani są w godz. 10:00 – 14:00 od poniedziałku do piątku
złożyć w SBWZ lub SFK uzupełniony i podpisany Rachunek kosztów podróży, wraz z zebranymi rachunkami za poszczególne koszty. Dane które należy uzupełnić na rachunku kosztów podróży to:
- imię i nazwisko
- kraj
- daty i godziny
- rachunki uzupełnić „na odwrocie” o informację nt zapewnionego wyżywienia

ZWROT ZALICZKI / ZWROT KOSZTÓW

Jeżeli zaliczka była wyższa niż poniesione koszty, wyjeżdżający zwraca niezwłocznie niewykorzystaną część zaliczki (Kwestura UW informuje o tym e-mailowo).

Jeżeli zaliczka była niższa niż poniesione koszty, można wnioskować o zwrot dodatkowych kosztów.

UWAGA! Rozliczenie pobranej zaliczki jest warunkiem ubiegania się o zaliczkę na kolejną podróż służbową

Poniższe akty prawne określają zasady regulujące wyjazdy zagraniczne pracowników, doktorantów i studentów Uniwersytetu Warszawskiego: